Baggrund
Det er ikke muligt at overskue medarbejdernes kalendere på tværs af offentlige institutioner, hvilket ofte indebærer tidskrævende indsatser for at planlægge møder.
 
HUR har udviklet et fælles kalendersystem, e-kalender, og anvendt dette i pilot og har positivt erfaret fordele ved at man kan dele kalenderinformationer på tværs af institutioner og samarbejdspartnere.

Ovenfor er skitseret en mulig og overordnet løsningsvision, der angiver yderst til venstre de forskellige klienttyper, der skal have adgang til en suite af værktøjer. I midten er de forskellige værktøjer der overordnet, men på ingen måde er udtømmende, vil være behov for i forbindelse med en fælles kommunikationsplatform. Til venstre er angivet et eksempel på en integrationssnitflade der er væsentlig i den offentlige sektor for at overholde notat- og journaliserings pligten.

Klientadgang
Platformen skal understøtte adgang via mange forskellige klienter. Med klient forstås den adgang som en bruger har for at kommunikere med en applikationen. For at sikre størst mulig fleksibilitet er det ønskværdigt, at adgang til applikationen er så fleksibel som muligt, herunder adgang for mobile enheder som mobil telefoner og PDA’er. Adgang fra bruger kendte applikationer, såsom Microsoft Outlook, Novell Groupwise, Lotus Notes og så videre. Applikationen skal derfor understøtte åbne standarder og grænseflader, således at det er muligt at integrere til andre applikationer, f.eks. FESD.

Fælles kalender
En fælles kalender for den offentlige sektor og dens samarbejdspartnere, hvor det er muligt hurtigt at få overblik over ledig tid.. Kalenderen skal ligeledes tilbyde synkronisering af brugerens egen kalender, således at kalenderen er opdateret uanset om der bookes direkte i den fælles kalender eller i brugerens egen kalender. Den fælles kalender vil kun indeholde ”optaget tid” for den enkelte bruger og ikke adgang til informationer omkring selve aftalen, medmindre det angives at aftalen skal være offentligt tilgængelig.

Webkonferencer
Webkonferencer / internetmøder giver mulighed for at samarbejde og afholde møder via en webbrowser. Det giver deltagerne mulighed for at udarbejde og dele præsentationer, afstemninger og dokumenter. Det kan ligeledes anvendes i forbindelse med vidensoverførsel , uddannelse, seminarer og helpdesk, der via chat funktionalitet tilbyder hurtig og effektiv kommunikation mellem afsender og modtager.  En webkonference kan optages og afspilles på et senere tidspunkt.

Messenger / chat
Instant messaging (IM) eller chat tillader brugere at føre en ”chat-lignende” skriftlig dialog. Det giver modtager og afsender en hurtig og effektiv kommunikation. Teknologien forventes at få en meget stor udbredelse i større organisationer, hvor IM vil blive positioneret som en interaktionsform mellem mail og telefonsamtalen. I modsætning til mail viser chat, hvorvidt brugeren du kommunikerer med er online, vil forstyrres, eller på anden måde er optaget.

Projektrum
Projektrum, team rooms eller ”collaboration spaces” er applikationer, der tillader en gruppe af mennesker at dele dokumenter, føre diskussioner, have fælles kalender og udføre andre funktioner, der er centrale for et projektarbejde.
 
Disse løsninger har deres helt store styrke, når en eller flere af følgende betingelser er opfyldt:

• Der er flere projektdeltagere og relativt mange dokumenter, man skal deles om.
• Projektdeltagerne befinder sig ikke på samme fysiske lokation.
• Versionsstyring af dokumenter er vigtig.

Der typisk er flere personer, der skal arbejde med samme dokument i skrive- og reviewfasen.

Web baseret fildeling
Fildeling kan være en del af projektrumsapplikationer. I dag har hver enkelt forvaltningsenhed sine egne filservere, dog er der inden for de seneste år blevet etableret IT-servicefællesskaber indenfor en række ministerområder og mellem kommuner, hvor fælles filserver platforme er blevet eller planlægges implementeret. Man kan overveje at gå skridtet videre i forhold til at centralisere/organisere nemmere og hurtigere adgang til ustrukturerede data, ved at anvende et web baseret filsystem.. Funktioner som f.eks. offentlige mapper knyttet til rettigheder, versionshåndtering, ind- og udcheckning af dokumenter, flowstyring og godkendelsesprocesser, udgør en ideel platform for samarbejde. Sammen med e-mail og kalenderen bliver dette en vigtig ressource for virksomheden. Forskellige typer protokoller bør understøttes, f.eks. FTP, HTTP og WebDAV.

Fælles mail
I dag har hver enkelt forvaltningsenhed sit eget mailsystem. Inden for de seneste år er der blevet etableret IT-servicefællesskaber indenfor en række ministerområder og mellem kommuner, hvor fælles mailplatform er blevet eller planlægges implementeret. I dag anvendes en rækker forskellige mailklienter og -servere. Ved at konsolidere mailhåndteringen i ét system er det muligt at spare penge på både administration, hardware og software. Ligeledes skal det være muligt at anvende en eksisterende webbrowser eller en valgfri IMAP- eller POP3-klient for at få adgang til e-mails. Desuden vil det være nemt at finde og fjerne virus, spam, samt at sørge for filtrering af e-mail og vedligeholde centrale og ens politikker omkring mail.

Fax og voicemail
Fax og voicemail eller (VoIP) skal i dag være fuldt integreret for brugere, således at de fra deres mail klient, web browser eller mobil telefon kan få adgang til de forskellige meddelelsestyper.

Integration og grænseflader
En fælles platform skal understøtte åbne grænseflader og API’er, der muliggør integration til organisationernes  systemer, såsom FESD systemer.